DOCUGestiona: d’una eina pròpia per a SERHS, a una gran plataforma a disposició de tothom

Sabies que el gestor documental de SERHS, DOCUGestiona, va néixer com un desenvolupament que responia a les necessitats internes de Grup SERHS?

La companyia, nascuda el 1975, de la mà d’un grup d’emprenedors i empresaris vinculats al sector hoteler de la ciutat de Calella, a la comarca del Maresme (Barcelona), sempre ha tingut com a objectiu impulsar la tecnologia com a motor per optimitzar el rendiment del negoci.

Corria l’any 2010, quan Grup SERHS estaba formada per més de 60 empreses i vora 4.000 treballadors en temporada alta. La corporació va realitzar una consultoria de processos, emmarcada en el Pla de Digitalització de la companyia. Llavors es va veure que hi havia la necessitat de  disposar d’eines i processos que ens ajudessin a digitalitzar-nos, per a convertir-nos en una corporació més productiva i eficient.

Això implicava, entre d’altres, complir amb una sèrie d’objectius:

• Disposar d’un emmagatzematge centralitzat de la informació
• Tenir un major control del cicle de vida i el flux dels documents interns
• Poder accedir i recuperar, des de qualsevol lloc i moment, els documents en format digital a través de la tecnologia web.
• Però a més, ens calia que hi hagués una cerca avançada, que realment fos útil!
• Comptar amb un accés ràpid i senzill per a diversos usuaris.
• Finalment, ens calia poder materialitzar i quantificar, l’estalvi en temps, paper i diners que aquest canvi suposava.

A principis dels 2000, la direcció general de Grup SERHS ja va veure clar que calia un espai en el qual els treballadors i treballadores disposessin d’informació centralitzada, que fos més o menys bidireccional i corporativa. Llavors va néixer el Portal SERHS, una intranet a mode de portal de l’empleat, en el que s’hi trobaven actes de reunions, imatge gràfica de les diferents empreses, directoris dinàmics del personal, organigrames, formularis amb sol·licituds de permisos i vacances…

El 2011 DOCUGestiona començava a fer-se més  visible amb la creació de Conexumser, la unitat dedicada a la digitalització de documents, que durant mesos i anys s’encarregava de passar tota la informació que s’havia gestionat en paper, al format digital.

Entre el 2012 i el 2013 es va fer un pas més, i tot allò que a l’inici s’havia entès com un procés imprescindible per als departaments de RRHH, es va ampliar a altres àmbits, com l’assessoria legal amb la digitalització dels expedients mercantils i la incorporació de la signatura electrònica. Més endavant vindrien la compra dels certificats digitals i altres fórmules de firma digital, com la innovadora signatura biomètrica amb BIOSign.

El 2017 podem considerar com la data clau pel naixement de DOCUGestiona, una eina integral de digitalització documental que ens permetia:

✅ Transmetre informació
✅ Plasmar acords
✅ Confirmar transaccions
✅ Demostrar acords
✅ Emetre facturació

A partir de llavors, van anar venint noves funcionalitats que de mica en mica es van anar integrant entre les diverses eines que ofereix la plataforma: gestió de presència i absència amb DOCUTime, altres modalitats de firma digital, retribució flexible, gestió de factures, reclutament de personal, plataforma per al benestar dels treballadors i retenció del talent…

Eines que avui dia formen part de la nostra plataforma. Una eina integral que s’articula al voltant de la gestió documental per a empreses i entitats, però que va molt més enllà.

Aquí et deixem un tastet, perquè ho puguis veure en acció. Fes clic per accedir a la demostració completa.

T’agradaria provar DOCUGestiona per a la teva empresa?

Contacta amb nosaltres sense compromís.