5 avantatges de disposar d’un sistema de control horari

Els 5 principals motius pels quals disposar d’un control de presència beneficiarà el teu negoci o empresa.

Anys enrere, podríem dir que era gairebé impensable poder tenir un control horari totalment informatitzat. Però ara, després del nou decret llei establert pel govern, disposar d’un control d’accés al lloc de treball s’ha convertit en una eina indispensable per a qualsevol tipus d’empresa.

És per això, que des de DOCUGestiona volem explicar en què consisteix exactament un control de presència, i quins beneficis pot aportar al nostre negoci.

Què és un control de presència?

Un procés com el de fitxar a l’hora d’entrar i sortir del nostre lloc de treball pot tenir un gran nombre de definicions… Control horari, Registre de jornada, Gestió d’accessos, Control horari de treballadors/es, etc. Però tots ells tenen com a finalitat, enregistrar la jornada laboral del/la empleat/ada en un sistema informàtic.

No obstant això, els termes control de presència i control d’accés, poden semblar sinònims, però cal diferenciar-los per tal d’evitar malentesos. El primer, podríem dir que només serveix per deixar constància dels marcatges de la jornada de treball de l’empleat/ada, mentre que el segon, es tractaria dispositiu físic pel qual els/les treballadors/es fitxen, com podrien ser panys o terminals amb empremta o bé targeta, a través dels quals es procediria a l’obertura de l’accés, per permetre el pas de la persona al recinte.

Òbviament, aquest últim no serà indispensable en tots els casos, ja que per exemple, els empleats que realitzin tele-treball, hauran de tenir la possibilitat de fitxar a través d’una plataforma online per tal de poder enregistrar la seva jornada laboral.

Els 5 principals avantatges de disposar d’un control de presència

A banda de complir de manera estricta els vigents requisits legals, instal·lar un sistema de control horari a la nostra empresa pot suposar molts avantatges, que faran que tant directius/es com treballadors/es, puguin gaudir d’una plataforma online on quedin arxivades totes les seves dades presencials com horaris, marcatges, absències, etc. Això ens facilitarà les gestions en cas de rebre una inspecció de treball i ens evitarà possibles sancions.

✔️ Coneixement de les hores treballades pels empleats: 

La primera raó per la qual ens serà de gran utilitat un sistema de marcatge és pel fet de saber, amb exactitud, quantes hores treballen els nostres empleats. Amb aquest podrem conèixer tant les entrades, les sortides, les hores treballades de més i les absències injustificades.

El fet que un treballador faci moltes hores extres, indicarà que hi ha algun problema, o bé de repartiment de tasques o bé d’excés de responsabilitat dins d’un projecte, inclús podrem detectar si un/a treballador/a és productiu segons les necessitats de l’empresa.

✔️ Facilitat en la gestió dels torns:

Els informes estadístics esmentats anteriorment ens oferiran diverses utilitats, com podria ser per exemple, el control dels torns en  persones que treballen en diferents horaris. Això farà més fàcil la feina del departament de Recursos Humans, qui desenvolupa una feina molt complexa a l’hora de realitzar les plantilles de les jornades de treball dels empleats de la companyia.

✔️ Confecció automàtica d’informes:

Tota aquesta informació quedarà reflectida en un seguit d’informes generats de manera automàtica al sistema, i que ens serà útil per a les gestions internes de personal i per als requeriments de futures inspeccions de treball.

✔️ Gestió de les vacances:

Com ens trobem en la gestió de torns, gràcies al sistema de control de presència, ens serà molt més senzill saber quan un/a treballador/a està de vacances, i compaginar així el repartiment de les tasques, per tal que la productivitat del negoci no se’n vegi afectada.

✔️ Registre de diversos tipus de jornada:

Una de les problemàtiques de portar una gestió horària de manera manual, és el control de les jornades de les persones que treballen en jornada reduïda o bé per torns. El control horari mitjançant un terminal, ja sigui de marcatge biomètric o bé via App mòbil, ens permetrà controlar de manera més exhaustiva les entrades, sortides, possibles descansos i pauses, ja que el treballador podrà fitxar des de qualsevol dispositiu i en qualsevol moment del dia, de manera presencial o remota.

Quins són els diferents tipus de control horari?

Per saber quin sistema o dispositiu ens encaixaria a la nostra empresa, haurem de conèixer les característiques de cadascun dels existents fins a dia d’avui.

Aquests són els més habituals a les empreses:

➡️ Fitxatge amb App mòbil: Sens dubte la manera més versàtil de fitxar a la feina, ja que podrem fitxar tant si treballem presencialment com si fem tele-treball.

➡️ Marcatge Biomètric: Aquest consisteix en el control horari mitjançant un terminal que podrà ser de lectura d’empremta digital, de reconeixement facial, o bé, d’altres més sofisticats de verificació d’iris.

➡️ Control de presència amb targeta: Un sistema molt habitual, però que cada com més està en desús. La raó, bàsicament, és que amb aquest sistema, els empleats han de dur sempre amb ells la targeta magnètica, fet que implica pèrdues, i la impossibilitat de fitxar fins a tenir-ne una de nova.

➡️ Control horari mitjançant dispositius sense fils: Aquests poden tenir diferents formes. Els podem trobar com a polseres, collarets, o clauers, que podrem subjectar amb altres dispositius d’us quotidià, difícils d’oblidar.

De tots els anteriors, els sistemes més utilitzats actualment per les empreses són el biomètric, i el que utilitza una App mòbil.

En definitiva, els beneficis de disposar d’un sistema de control horari/ presència al nostre negoci, són gairebé incalculables. Malgrat que gran part de les empreses que l’han obtingut durant els darrers mesos, ho han fet per evitar multes dels inspectors de treball, cal tenir molt present que gran quantitat de les dades enregistrades, ens pot donar una informació realment valuosa per als nostres responsables de recursos humans.

Així que, si no en disposes, és el moment de fer el salt a les noves tecnologies!!

T’agradaria rebre una DEMO gratuïta del nostre control de presència DOCUTime? Contacta amb nosaltres i el nostre equip de professionals t’assessorarà sobre com gestionar, de manera fàcil, còmode i intuïtiva, el control horari dels teus treballadors.

sol·licitar DEMO