Reunions de treball, productivitat i Portal del Treballador a l’empresa

Des de ja fa un parell d’anys ens hem convertit en uns experts en productivitat, tant si teletreballem com si no. Hem après a treure el màxim profit de les nostres jornades laborals, i segons publica Business Insider, el «54% dels espanyols treballen més hores per l’impacte del coronavirus i l’augment del teletreball» en base a la Guía del Mercado Laboral 2021 publicada per Hays.

També han augmentat les trobades, sobretot virtuals, tot i que en els darrers temps estem reprenent les presencials. Si bé el contacte amb les persones i els equips és inevitable, tenim més reunions que abans que comencés el teletreball. Per això cal analitzar la productivitat a les reunions, ja que sovint considerem que allò que es podia haver resolt amb un missatge o una trucada, ara cal fer-ne una trobada. I és que no sempre tenim la sensació que no són prou eficients.

Reunions de treball productives: són possibles?

T’expliquem com poder aprofitar el màxim les trobades per tal que tots hi sortim guanyant:

1) Adapta les reunions al ritme de treball: a no ser que es tracti de temes d’extrema urgència, és millor permetre que el treballador aprofiti l’energia de primera hora per a ser productius en les seves tasques. Quan es tracta de reunions llargues i de vital importància, cal programar-les amb les seves respectives pauses,, tenint en compte que no s’incloguin en moments punta de feina. Cal definir els temes a tractar en un guió previ, accessible per a tothom per exemple en un espai de comunicació de l’empresa com pot ser un Portal del Treballador. A més, és convenient indicar-hi els temps i el mètode de treball. I que tothom n’estigui al cas.

2) Reunions curtes i concretes: segons estudis científics, la nostra capacitat d’atenció ens permet estar concentrats durant períodes de 15 o 20 minuts, amb la qual cosa us convidem a disposar d’un guió i evitar les interferències. Així tothom sap en quin moment podrà aportar.

3) Planifica només reunions necessàries: les reunions preestablertes sovint no són tan necessàries com ens semblen, i es converteixen simplement en un espai per a intercanviar opinions. Si cal rebre un feedback de l’equip, en 15 minuts hauria de ser suficient.

4) Mantenir el silenci: rebem moltes notificacions, tant laborals com personals que interfereixen en la productivitat i l’atenció. Si les silenciem, no només aconseguirem demostrar el nostre respecte envers els companys, sinó que a més ens podrem centrar i fer reunions eficients de veritat.

5) Limita el número d’assistents a les reunions: d’aquesta manera, ens assegurem que en formen part les persones que tenen algun tipus d’influència en els temes a tractar, i que els implicats li donen la importància que es mereix. Els que cal que n’estiguin informats, només caldrà que tinguin accés a l’acta de la reunió.

6) Defineix els objectius finals: a banda del guió inicial perquè una reunió sigui productiva, li hem d’afegir un resum final del que s’ha tractat, saber quins són els propers passos i qui els ha de portar a terme, i quan apreciarem els resultats. L’ideal és que aquesta informació es trobi ben classificada, ja sigui al Portal del Treballador o al Gestor Documental de l’empresa.

Tant sigui per preparar la reunió inicial com per conèixer la resta de punts a tractar en el projecte, cal disposar de la informació necessària ben organitzada i referenciada. Per exemple, si estem treballant la planificació horària de la nostra plantilla, cal que tinguem organitzats els informes, registres horaris, etc, en una plataforma de Gestió del Temps com DOCUTime. Si per contra el que volem és analitzar la viabilitat d’una operació econòmica envers un client, el més òptim seria tenir-ho tot ben endreçat (contractes, factures, etc) en una eina de Gestió documental Mecantil.

Des de DOCUGestiona et podem ajudar a planificar i organitzar les teves reunions de treball, perquè siguin el més productives possible.