610 56 77 10
La gestió documental és ja una eina fonamental per a qualsevol empresa o negoci que faci servir gran quantitat de documents.
A DOCUGestiona fa anys que treballem en el desenvolupament de les nostres eines, i tot per facilitar aquest tipus de tasques a PIMES i grans empreses, ja que per a moltes, aquesta gestió deriva en un procés complex i amb un alt consum de temps i recursos.
Actualment, hi ha diverses maneres de facilitar aquest procediment. Us presentem aquí alguns suggeriments de gran utilitat:
✔️ Simplificar i estandarditzar els processos: Ens hem d’assegurar que els processos de gestió de documents siguin simples i estandarditzats, això ajudarà a reduir errors i assegurarà que el personal involucrat tingui una comprensió clara del que se n’espera d’ells. Això també facilitarà la capacitació de nous empleats en un futur.
✔️ Promoure l’ús d’eines de programari específiques: Les eines de programari especialitzades en gestió documental ens ajudaran a automatitzar els processos, reduir errors i accelerar la recuperació de documents en cas de necessitat. Aquestes podran proporcionar-nos informació molt valuosa sobre la manera com s’està utilitzant la informació, cosa que ens ajudarà a millorar la gestió i a reduir el temps de recuperació de documents.
✔️ Utilitzar un sistema de gestió documental centralitzat: Utilitzar un sistema centralitzat per emmagatzemar i organitzar els documents assegurarà que tots els empleats tinguin accés a la informació. A més, els sistemes de gestió documental centralitzats permeten la col·laboració en temps real, cosa que pot millorar l’eficiència i la productivitat del nostre equip de professionals.
✔️ Establir polítiques i procediments clars: Això ens ajudarà a assegurar que els documents siguin consistents en termes de format, estructura i contingut. A més, ens assegurem que el personal entengui les expectatives i les responsabilitats relacionades amb la gestió de documents.
✔️ Assignar responsabilitats als nostres treballadors: És important que s’assignin responsabilitats clares als empleats relacionats amb la gestió de documents, incloent-hi la identificació, emmagatzematge i recuperació de documents. Això evitarà la duplicació d’esforços i assegurarà que els documents siguin trobats i utilitzats eficientment.
✔️ Actualització i revisió periòdica: Els documents s’han d’actualitzar i revisar periòdicament per assegurar-se que segueixin sent rellevants i amb la informació correcta. Això també garanteix que la informació estigui actualitzada i disponible per al seu ús en temps real.
Una gestió documental eficient pot proporcionar a empreses i negocis una sèrie d’estalvis tant en temps com en diners.
Aquí us presentem les 7 maneres d’estalviar recursos amb una plataforma de gestió documental:
1️⃣ Digitalitzar documents: La digitalització de documents permet tenir accés instantani a la informació i evita la tediosa tasca de cercar documents en paper en un arxivador físic. Això redueix el temps que li caldrà al nostre equip per buscar i recuperar documentació.
2️⃣ Organització: Quan els documents estan digitalitzats, organitzar-los en una estructura de carpetes lògica i consistent permet una recuperació ràpida i fàcil de la informació. Assignar noms de fitxer descriptius i etiquetes també pot fer que els documents siguin més fàcils de trobar en un menor lapse de temps.
3️⃣ Establir permisos d’accés: Limitar l’accés a certs documents només a aquells que els necessiten tenir, pot ajudar a evitar que altres empleats perdin temps buscant i trobant a la plataforma documents que no necessiten.
4️⃣ Utilitzar eines de cerca: Les eines de cerca permeten trobar documents ràpidament mitjançant l’ús de múltiples filtres. Assegurar-se que els documents estiguin indexats correctament i que disposin de tots els seus camps informats pot ajudar a estalviar gran quantitat de temps a l’hora de fer les cerques.
5️⃣ Automatitzar tasques: Utilitzar eines d’automatització de tasques com ara el reconeixement de caràcters òptics (OCR) i la classificació de documents pot estalviar temps en processar grans quantitats de documents.
6️⃣ Emmagatzematge al núvol: L’emmagatzematge al núvol permet l’accés als documents des de qualsevol lloc amb una connexió a Internet. Això pot ser especialment útil quan treballeu amb equips remots o en diferents ubicacions.
7️⃣ Capacitació del personal: Capacitar els empleats en les tècniques de gestió documental i establir polítiques i procediments clars pot ajudar a garantir que els documents estiguin organitzats de manera consistent i que els empleats puguin trobar ràpidament la informació que necessiten.
Calcula ja el teu estalvi!
El nostre equip de professionals ha desenvolupat una funcionalitat web perquè puguis calcular el teu estalvi de forma ràpida, fàcil i senzilla… Comencem?
