610 56 77 10
Què és la preservació digital?
La preservació digital fa referència al conjunt de processos, estratègies i tècniques utilitzades per garantir la conservació i l’accessibilitat a llarg termini de la informació digital. Consisteix a prendre mesures per salvaguardar els documents electrònics, arxius digitals i altres recursos digitals contra l’obsolescència tecnològica, el deteriorament físic, la pèrdua de dades i l’obsolescència de formats.
La preservació digital és important a causa de la creixent dependència de la societat en la informació digital. Cada vegada més documents, registres històrics, obres d’art, investigacions científiques i altres recursos valuosos es generen i emmagatzemen en format digital. La pèrdua d’aquests actius digitals pot tenir conseqüències greus per a les empreses, però també pel que fa a la memòria col·lectiva, la recerca acadèmica, els drets de propietat intel·lectual i la pròpia continuïtat de les organitzacions.
I la custòdia documental?
La custòdia documental, d’altra banda, fa referència a la gestió i protecció dels documents en la seva forma física, tradicionalment en paper. Tot i que la preservació digital és cada vegada més rellevant i sobretot en l’àmbit empresarial, la custòdia documental és crucial a causa de l’existència de documents històrics, legals o culturals que encara es conserven en format físic.
La custòdia documental implica l’emmagatzematge adequat, la protecció contra el deteriorament, el control d’accés i la gestió de la vida útil dels documents en paper. Amb el que això pot suposar pel que fa a riscos i despeses, per descomptat.
Com és la preservació digital a les empreses?
La preservació digital juga un paper crucial en les empreses, que us detallem en els següents punts clau:
1. Salvaguarda de la informació
Les empreses generen i emmagatzemen una gran quantitat de dades i documents digitals, com ara correus electrònics, contractes, informes financers, comunicacions internes i altres materials rellevants. La preservació digital assegura que aquesta informació es mantingui íntegra i accessible al llarg del temps, protegint-la contra la pèrdua, l’obsolescència tecnològica o els errors humans.
2. Compliment normatiu i legal
Molts sectors empresarials estan subjectes a regulacions i normatives que exigeixen la preservació i l’arxivament adequat de documents digitals. La preservació digital permet a les empreses complir amb aquestes normatives, mantenir la integritat de les dades i demostrar la conformitat amb les polítiques establertes. Una eina que hi contribueix és sens dubte el gestor documental de DOCUGestiona, orientat tant als processos específics de recursos humans com els que impliquen qualsevol aspecte de l’organització i tots els seus aspectes de l’àmbit mercantil.
3. Continuïtat del negoci
En cas d’una interrupció o desastre, com ara incendis, inundacions o ciberatacs, la preservació digital és essencial per garantir la continuïtat del negoci. Mitjançant la creació de còpies de seguretat, la replicació de dades i altres mesures de preservació, les empreses poden recuperar ràpidament les seves operacions i minimitzar els impactes negatius.
4. Gestió del coneixement
Les empreses acumulen un gran volum de coneixement i experiència a través dels anys. La preservació digital permet capturar i mantenir aquest coneixement en forma de documents, informes, estudis de cas i altres recursos digitals. D’aquesta manera, l’empresa pot conservar i compartir aquesta informació clau per a l’aprenentatge continu i la presa de decisions informades.
5. Col·laboració i compartició d’informació
La preservació digital facilita la col·laboració i la compartició d’informació entre els diferents equips i departaments d’una empresa. Mitjançant l’ús de sistemes de gestió de documents, plataformes de compartició en línia i altres tecnologies, les empreses poden mantenir una base de coneixement centralitzada i accessible per a tots els membres de l’organització.
En resum, la preservació digital té un paper crític en les empreses, ajudant a garantir la conservació, la seguretat i l’accessibilitat de la informació digital, així com a complir amb les obligacions legals i normatives. També contribueix a la continuïtat del negoci, la gestió del coneixement i la millora de la col·laboració i el flux d’informació dins de l’organització.
Amb el software de gestió documental de DOCUGestiona, podràs:
- Emmagatzemar, catalogar, protegir i localitzar de manera senzilla tota la documentació de la teva empresa.
- Centralitzar els recursos de l’organització en un únic punt col·laboratiu i reduir el temps diari en intercanvi d’informació.
- Minimitzar les tasques manuals de classificació o etiquetatge de documents i agilitzar els processos interns.
DOCUGestiona pot ser un magnífic aliat a l’hora d’implementar processos de preservació digital, amb independència del sector, la mida i els objectius de l’organització.
Descobreix els preus de les nostres solucions i packs en oferta, o calcula l’estalvi econòmic que aconseguiràs passant de la gestió en paper al digital.
Vols que t’ensenyem com funciona?
sol·licitar DEMO
