Gestió de les dades personals a l’àmbit laboral

Pot una empresa accedir a les dades personals d’un treballador/a sense el seu consentiment?

Aquesta és una qüestió que es plantegen molts treballadors/es, especialment en un moment com l’actual, en el qual diversos sistemes de supervisió, registre i seguretat enregistren imatges, empremtes o la nostra localització en temps real.

Per aquest motiu, des de DOCUGestiona, volem aclarir com les dades personals poden ser tractades en l’àmbit laboral, quins drets corresponen als treballadors/es en relació amb aquestes i donar resposta a algunes preguntes habituals mitjançant la informació recopilada directament des de l’Agència Espanyola de Protecció de Dades.

En primer lloc, volem esclarir la definició d’una dada personal, ja que el Reglament General de Protecció de Dades (RGPD), a l’article 4.1, la considera «qualsevol informació relativa a una persona física identificada o identificable».

Aquesta informació pot incloure, per exemple, el nom i cognoms, la data de naixement, l’adreça, la trajectòria acadèmica o laboral, fotografies, la veu, el número d’identificació, entre altres.

Les dades es poden classificar en genèriques (les esmentades abans) i sensibles, com origen ètnic, opinions polítiques, creences religioses, afiliació sindical, dades genètiques, biomètriques i relacionades amb salut, vida o orientació sexual.

Segons l’article 9.1 del RGPD, es prohibeix en principi el tractament d’aquesta categoria de dades, però se’n permet l’ús quan sigui necessari per complir responsabilitats i exercir drets pel responsable o la persona afectada.

Un tema de preocupació actual entre els treballadors és el procediment de registre d’entrada i sortida. És per això que ens proposem aclarir alguns interrogants com…

Quins mètodes de monitoratge d’horari poden utilitzar les empreses?

Una empresa té la llibertat de seleccionar el mètode que consideri més apropiat segons la seva operativa, sigui manual, analògic o digital, per tal de registrar diàriament la jornada laboral de cada empleat.

Aquest registre haurà de ser accessible pel treballador, així com per la Inspecció de Treball i els Representants Legals dels Treballadors, i caldrà conservar-lo durant un termini de 4 anys.

Cal la conformitat del treballador/a per a la introducció d’aquestes tecnologies?

No es requerirà l’autorització dels empleats per a la introducció d’aquests sistemes de registre d’horari, ja que la mateixa normativa laboral, concretament a l’article 34.9 de l’Estatut dels Treballadors (ET), imposa a l’empresa la responsabilitat de registrar la jornada laboral de cada treballador per complir amb una obligació legal aplicable al responsable del tractament.

No obstant això, aquest fet no eximeix l’empresa de l’obligatorietat a informar els/les empleats/es sobre l’existència del registre i la finalitat del tractament de les seves dades personals.

La normativa de protecció de dades infringeix el sistema de control d’entrada mitjançant empremta digital?

D’acord amb la resolució de l’Audiència Nacional, aquest mètode és completament lícit i no requereix l’autorització dels treballadors/es per a la seva implementació, excepte pel dret a rebre informació.

Aquest sistema no inclourà directament la informació de la petjada digital, sinó que el lector generà un número identificador associat a la petjada que s’ajustarà amb la targeta de l’empleat.

És legal incloure nom, cognoms i DNI a les targetes d’identificació?

És necessari justificar la necessitat de portar una targeta d’identificació amb dades personals per assegurar la identificabilitat durant les tasques, segons l’article 6 del RGPD. La falta de justificació podria ser incompatible amb la normativa de protecció de dades.

D’altra banda, els treballadors també expressen preocupació pel seguiment en temps real de la seva ubicació com a forma de control durant la jornada laboral.

Es pot controlar la ubicació dels treballadors/es instal·lant un GPS al seu vehicle d’empresa?

Segons l’art. 20.3 de l’Estatut dels Treballadors, l’empresari pot utilitzar les mesures que consideri pertinents per supervisar el compliment de les responsabilitats laborals del treballador/a. Tot i que no és necessari el consentiment d’aquests/es, l’empresari ha de respectar el dret d’informació segons l’art. 13 del RGPD i explicar clarament la presència d’aquests dispositius.

Pot un empresari demanar el número de mòbil i correu personal als seus treballadors/es?

Cap normativa no requereix que el treballador hagi de proporcionar aquestes dades a l’empresari per dur a terme les seves funcions. Com a resultat, aquesta acció podria superar els límits establerts per les regulacions de protecció de dades.

No obstant això, podrien existir excepcions si la prestació de serveis per a l’empresa implica una disponibilitat personal del treballador fora del lloc de treball o de l’horari laboral. En aquest cas, sempre es pot proporcionar un número de telèfon o una adreça de correu electrònic de l’empresa al treballador.

És important destacar que la recopilació d’aquestes dades sempre ha de ser opcional per al treballador, tenint la possibilitat de rebutjar el tractament mitjançant l’exercici dels drets d’oposició o eliminació.

Si necessites més informació sobre la gestió de dades personals a les empreses, no dubtis a posar-te en contacte amb nosaltres.

A través de la col·laboració amb PYME Legal, el nostre partner especialitzat en matèria de protecció de dades, tenim la capacitat d’aportar als nostres clients serveis de consultoria en aquesta complexa àrea de la gestió de dades personals a les empreses.