610 56 77 10
La facturació és una de les àrees que tenen en comú gairebé totes les empreses, des de les més petites a les més grans, de qualsevol tipus o sector: totes han d’administrar els pagaments d’una manera o altra, i la gestió i la validació que requereix el sistema de facturació, sens dubte, afecta la càrrega de treball dels seus responsables i empleats.
Disposar d’un sistema de gestió de documents integrat en un flux de factures, pot ajudar a millorar la productivitat i l’eficiència, cosa que suposarà uns grans beneficis per a l’empresa.
Quins són els avantatges de tenir un flux de factures en un sistema de gestió documental?
La digitalització ha entrat amb força a totes les empreses, en major o menor grau. Gràcies a l’automatització del treball, s’obtenen més beneficis en un procés eficient i més rendible, que també es pot traslladar a la gestió documental. D’aquesta manera podrem solucionar molts problemes.
Moltes companyies ja reben factures i albarans en paper, documents PDF, factures electròniques… Però després cal comptabilitzar-ho tot manualment i introduir les dades una per una. A més, es pot donar el cas que s’hagi de validar per part d’un superior que finalment serà qui ordeni el pagament.
Aquest procés es converteix en un treball pesat i lent, sense un control adequat de tots els documents i amb moltes possibilitats d’error. Però un flux de factures integrat a un sistema de gestió de documents ens pot fer les tasques més senzilles, simplificant aquests procediments administratius, accelerant així el treball comptable.
Estalvi de costos i temps
Per a una empresa que genera una gran quantitat de factures, gestionar-les i organitzar-les pot representar un consum important de recursos. Ja sigui en nombre de persones destinades a aquesta tasca, sinó també el temps que portarà fer-ho. Estudis recents indiquen que es triga uns 11 dies a processar una factura, que es pot reduir a la meitat gràcies a l’automatització.
Amb aquesta agilitat, gràcies al flux de factures en un sistema de gestió documental, el risc d’impagament es redueix considerablement.
Reducció de paper
Sens dubte, amb una solució de factura digital, s’aconsegueix la reducció de documents que suposa la presentació de factures mitjançant un sistema de gestió documental. Així evitarem un consum excessiu d’aquest material que a més afecta el medi ambient.
Traçabilitat i automatització de processos
Amb l’entrada de factures al sistema de gestió de documents, podeu «encaminar» la factura perquè arribi al responsable una vegada s’hagi completat el pas anterior. Es pot aprovar, modificar o retornar, ja que es pot configurar el cicle de facturació que calgui.
Un sistema de gestió documental amb flux de factures també permet enviar notificacions a qui hagi de prendre la decisió, sabent en tot moment en quin estat es troba la factura i fer-ne el seguiment.
Control d’accés
Pots autoritzar o denegar l’accés a la recepció de factures i les seves validacions a diverses persones amb permisos al gestor documental; d’aquesta manera, només qui tingui poder de decisió pot treballar sobre una determinada factura.
Atès que és un flux automatitzat, no cal notificar al responsable que té una tasca pendent o que es carreguin les dades al sistema de forma manual. Això suposa un gran pas pel que fa a l’estalvi de temps, ja que no haurem de parlar amb ningú per executar la validació, cercar documents o fer abonaments…
Actualització automàtica de dades
La gestió centralitzada de documents i de facturació ens permet disposar de la mateixa versió d’un document a l’abast de tots els que tinguin els permisos corresponents. Això facilita la col·laboració entre empleats de diferents departaments, cosa que és molt útil per a empreses amb grans estructures.
Ens estalviarem problemes de duplicitat, errors tipogràfics o errors humans, que es puguin produir. Executar tasques repetitives com l’entrada de dades pot portar qualsevol empleat a l’esgotament i la manca d’atenció.
Màxima seguretat documental
Amb un sistema d’entrada de factures i gestió documental, també podreu gestionar de forma més segura i eficient les factures de l’empresa. Gràcies a la recopilació de contingut, trobareu tots els documents fàcilment i podreu protegir les dades per evitar la fuita d’informació.
Coneixes la solució de Gestió de factures de DOCUGestiona?
Amb el mòdul de Gestió de factures de DOCUGestiona pots digitalitzar i pujar factures de la teva empresa al gestor documental de manera ràpida i fàcil. La nostra plataforma incorpora de sèrie una tecnologia que permet el reconeixement de contingut de forma automatitzada, amb la intel·ligència de DocuWare. Això us facilita la creació de Workflows o circuits d’aprovació de les factures per a la seva exportació i comptabilització o l’emmagatzematge en un entorn segur al núvol.
La nostra solució et permet cercar per diversos camps a través del Gestor documental, i fins i tot exportar les dades de les factures o integrar DOCUGestiona amb el teu ERP de facturació.
Com funciona el mòdul de gestió de factures?
+ VÍDEOS DOCUGestionaSolucions per a totes les empreses
El Gestor de factures de DOCUGestiona és accessible per a totes les empreses: ja sigui de forma individual amb el nostre Gestor documental, o amb el nostre complet Pack My Business, especial per a negocis entre 1 i 24 persones treballadores, a partir de 40 €/mes.
Coneix els nostres PACKS I PREUS
