Quin és el preu d’un gestor documental i quan costa digitalitzar la meva empresa?

Quan es tracta d’implementar un sistema de gestió de documents a la vostra empresa, hi pot haver un factor que et freni. Parlem del preu del gestor documental. Potser et preocupa que la teva empresa necessiti una inversió massa gran o que trigui massa temps perquè sigui rendible?

Avui desmentim aquests mites i demostrem que, en realitat, un sistema de gestió documental com DOCUGestiona no és una despesa, sinó una inversió, i a la pràctica et suposarà un estalvi considerable que serà el futur de la teva empresa.

Com es calcula el preu del gestor documental?

Per visualitzar quin és el cost d’un sistema d’administració de documents, heu de considerar dues perspectives clarament diferenciades, però que en el fons estan molt relacionades:

1.- Quant pagaràs?

Tant si optes per contractar els teus serveis amb una empresa externa professional com DOCUGestiona (que sens dubte agilitzarà tot el procés i t’evitarà maldecaps), com si optes per realitzar tots els tràmits necessaris internament, hi haurà algunes despeses que hauràs d’afrontar. La maquinària necessària, el programari que implementis, la formació perquè els teus treballadors aprenguin a manejar-ho de forma eficaç,… Si a més decideixes que la teva pròpia empresa executi el procés amb els seus propis recursos, tingues en compte que el temps requerit serà el temps que hauràs de deixar de treballar en altres activitats productives habituals. En aquest cas, també has de ser responsable del disseny del pla i assegurar-te que tot surti segons allò previst.

Cada empresa té unes necessitats concretes, de manera que definir els costos reals pot ser una mica incert. Precisament, un dels serveis que oferim a DOCUGestiona és l’assessorament d’un expert que us ajudarà a determinar amb precisió i rigor les vostres necessitats i estimar el vostre pressupost.

Calcula el teu PREU

 

2.- Quan t’estalviaràs?

No és només gastar diners, sinó obtenir beneficis a mitjà i llarg termini. La gestió de documents dins d’una empresa et proporcionarà una llista força llarga d’avantatges operatius que probablement et portaran a reduir els costos operatius generals i, a més, a ser més eficients a la feina. Produeixes més, generes més valor i, per tant, augmenten els teus ingressos i redueixes les despeses generals. Atès que un sistema de gestió documental millorarà els resultats econòmics de la teva empresa, és essencial estudiar la teva situació actual i les accions que pots realitzar per determinar quines millores notaràs.

Calcula el teu ESTALVI

 

Per calcular realment el preu d’un gestor documental has de considerar ambdós components. Potser els càlculs inicials et fan pensar que el cost d’un sistema de gestió documental és massa alt… però quan sumes el segon punt, el factor estalvi, aleshores veiem clarament que val la pena i fins i tot t’ajuda a generar beneficis.

Has de tenir en compte, a més, altres factors que afecten el preu del programari de gestió de documents, com ara la capacitat de processament i emmagatzematge. Per descomptat, això afecta el preu: com més potent sigui, més costarà.

Per això és important definir bé alguns punts inicials com la mida de la teva empresa (una gran companyia amb molts empleats generarà molts més documents que una PIME, però gestionar-los serà més complex i costós); l’antiguitat de la companyia (cosa que determinarà el volum de documents generats al llarg de la seva història, amb la consegüent ocupació despai físic); el sector d’activitat del negoci (pel que fa al volum de documentació, no és el mateix una gestoria que un restaurant); el nivell de digitalització de l’empresa; o la tipologia o varietat de documents que es gestiona.

Característiques del programa de gestió documental que poden afectar al preu

Però tingues en compte que cada empresa és un món i hi ha molts detalls a tenir en compte a l’hora de fer els càlculs finals. Un dels més essencials són les característiques específiques del programa utilitzat, que determinaran si el preu és alt o baix.

– Tipus de sistema. Bàsicament distingim els programaris en funció d’on emmagatzemen les dades:

1. On premise, a les instal·lacions de la pròpia empresa, el que requereix tenir els teus propis servidors, amb la inversió inicial i les despeses de manteniment que això comporta.
2. Cloud, allotjant els fitxers en servidors externs on només pagues per l’espai que realment necessites, evites costos de manteniment i estalvies espai a la teva oficina. La tecnologia de seguretat està cada cop més avançada i els riscos d’accessos indeguts són mínims, motiu pel qual aquesta modalitat està guanyant popularitat.

– Nombre d’usuaris. Com més treballadors de la teva empresa hagin de tenir accés al sistema, més es redueix el cost per usuari.

– Espai d’emmagatzematge. Normalment, quan més volum de documents, més pot pujar el preu de l’espai d’emmagatzematge. De totes maneres, cada cop més, les millores tecnològiques abarateixen la capacitat dels dispositius per guardar dades.

– Funcionalitats addicionals. Has de tenir en compte que qualsevol eina que incloguis (personalització, utilitats avançades, processos de signatura digital, etc.) acostuma a incrementar el preu base.

DOCUGestiona, un gestor documental econòmic

Des de DOCUGestiona us proporcionem una solució perquè el cost de gestor documental sigui assequible. El nostre programari escaneja, processa i classifica de forma intel·ligent tots els documents laborals i mercantils amb què treballes habitualment, per estalviar temps i diners, comptant amb la seguretat que el teu negoci requereix.

Coneix els nostres PACKS I PREUS

 

Vols més detalls sobre com DOCUGestiona t’ajuda a estalviar costos incrementant la productivitat dels teus equips? No dubtis a consultar-nos i obtenir el teu DEMO gratis!