Ha arribat el moment de canviar el software per a RRHH?

Possiblement al teu negoci ja hagis fet el salt al digital i disposis d’un software per a RRHH, però realment és la solució ideal?

Les plataformes de gestió laboral, conegudes com a software o solució per a recursos humans, ens han d’ajudar a millorar la productivitat del nostre equip perquè puguem centrar-nos en allò que realment aporta valor a les empreses: les persones.

El capital humà s’ha de mimar, s’ha de fer créixer amb incentius no només econòmics, sinó millores en el seu lloc de treball, beneficis socials a través de retribució flexible, facilitats a l’hora d’accedir a la feina amb eines que ens ajudin a realitzar la gestió del seu temps, disposar d’un espai de comunicació comú per a la descàrrega de documents personals o de l’organització com un portal del treballador.

Sovint aquests processos quotidians i rutinaris tenen problemes de velocitat i de càrrega, els informes són incomplets, els empleats no entren per actualitzar la informació per por que les vostres dades no estiguin protegides… De vegades tenim problemes amb el nostre software per a RRHH però no en som ni conscients. Per tant, donat el gran esforç que temem que ens suposarà un canvi, hem de prendre mesures que ens ajudin a prendre una decisió.

Et plantegem els passos que cal seguir per iniciar el procés i que aquest sigui realment un èxit.

1. Avaluar la nostra situació [real]

Primer de tot hem d’analitzar quines són les nostres necessitats actuals a nivell d’empresa i les que vindran a mig i llarg termini. I és que cal tenir en compte el que no disposar d’un software per a RRHH adequat ens suposa:

Si el teu actual software per a RRHH no t’ajuda a mostrar les dades dels fitxatges als teus empleats, les estadístiques de documentació laboral o no estàs segur de si estàs complint amb la llei de protecció de dades, la informació que tens no és fiable i no t’està ajudant en res. A més, et comporta molt més treball manual, sent molt més improductius.

2. Prepar[-nos] per al canvi

Canviar de programa informàtic pot resultar aclaparador, però sempre és una oportunitat per replantejar el funcionament del departament de RRHH. Possiblement ja hagis passat per un procés semblant i la teva experiència no hagi estat del tot positiva. Però si estàs preparat per al canvi i ets capaç de fer una bona planificació, en aquesta ocasió us resultarà molt més fàcil.

Per això és recomanable crear una llista on es tinguin en compte les necessitats dels departaments implicats i de la resta d’usuaris de l’organització, marcant allò que és imprescindible i allò que pot ser opcional o desitjable. Alguns exemples:

• Gestionar les dades de manera centralitzada i segura
• Reduir els errors a les dades
• Informes d’anàlisi i optimització
• Invertir menys temps en tasques administratives
• Verificar i validar les dades de nòmina actualitzades
• Permetre la descàrrega de nòmines de forma segura
• Reduir l’absentisme
• Desenvolupar una cultura corporativa
• Generar la fidelitat i satisfacció dels empleats

Un cop elaborada la llista, es converteixen en arguments sòlids per presentar-los a la direcció, entre els quals pots posar en valor que RRHH serà un soci real en la gestió del canvi, se centrarà molt més en la satisfacció dels empleats, es farà una autèntica campanya de comunicació de la cultura corporativa a través de la nova solució, etc. En definitiva, és posar sobre la taula beneficis globals i beneficis concrets per a l’empresa.

3. Implementar la [nova] solució

Un cop ja som conscients que hem de canviar de programari, ens hem decidit per una eina concreta que inclou les funcionalitats que necessitem, arriba el moment de la implementació. Si bé és cert que el proveïdor et guiarà en el procés, és fonamental reservar un temps per a la planificació dels passos que cal seguir i per comunicar els avantatges del canvi. D’aquesta manera guanyaràs l’acceptació dels implicats i de la resta d’empleats:

I és que al final, necessitem que la gent faci servir la solució per poder valorar-la!

4. [Mesurar] els resultats

Si el resultat i l’acceptació són bons, els equips estan satisfets i els recursos s’hauran optimitzat. En tractar-se d’un procés en evolució constant, el programari s’adaptarà a les necessitats canviants de l’empresa. Amb això, t’has de preguntar honestament si la nova solució estalvia més temps i diners, si les auditories internes són més senzilles, si disposeu de més temps per aportar tasques de més valor, si els usuaris utilitzen l’eina en el seu dia a dia i hi confien.

Estàs preparat per al canvi?

A DOCUGestiona tenim el teu nou software per a RRHH que t’ajudarà a guanyar en seguretat, eficiència i productivitat. Contacta’ns i t’expliquem com estalviar temps i diners.