La gestió documental a l’empresa

La Gestió Documental ens permet, dins l’empresa, comptar amb la informació organitzada d’una forma eficient.

Què és la gestió documental?

La documentació pot arribar a la nostra empresa tant en paper com en format electrònic, però el més habitual és que aquesta informació es digitalitzi, per evitar una pèrdua d’informació, tant si és important com sensible, o les dues coses alhora, a més de guanyar espai i estalviar-nos diners en la cerca i organització.

La gestió documental ens permet emmagatzemar, organitzar i gestionar els fluxe dels documents dins la nostra empresa. D’aquesta manera, els documents es localitzen d’una manera fàcil i efectiva.

Quins documents cal gestionar en una empresa?

Com ja sabem, dia a dia les empreses generen molta documentació (laboral, mercantil, fiscal, civil…) al llarg del temps, però la llei determina que es conservi un determinat número d’anys, en funció de la tipologia. El seu emmagatzematge, en paper o en digital, és obligatori per a poder justificar davant d’una inspecció.

Les tipologies de documentació més habituals són:

• Contractes i documentació legal, relatives als prestadors de serveis i proveïdors.
• Documents financers, incloent contractes, informació sobre productes, actius i passius…
• Documentació fiscal, tals com justificants (impostos, autoliquidacions, etc).
• Factures, albarans i rebuts, els documents que registren les operacions realitzades amb els proveïdors i clients. Han de tenir una numeració correlativa, mostrar les dates d’emissió i recepció, i han de comptabilitzar-se i registrar-se.
• Altra documentació relativa als clients, com poden ser pressupostos o propostes comercials.
• Documents de recursos humans, tals com contractes, nòmines, bestretes…

Quins avantatges suposa la gestió documental digital?

• Disposar d’un repositori d’emmagatzematge centralitzat, que permeti posar ordre i classificació correctes, evitant la pèrdua de documents
• Digitalització dels documents, que implica una reducció de despeses en evitar el paper i un estalvi d’espai en no requerir d’un espai físic
• Eficàcia en els processos, evitant duplicitats i facilitant la consulta i accessibilitat des de qualsevol lloc
• Optimització del temps, en disposar de processos de cerca especialment pensats per a cada organització
• Seguretat, assignant perfils als usuaris i restringint la informació sensible, a més de l’obligat compliment de la normativa de seguretat
• Treball col·laboratiu, per promoure i facilitar la feina de diversos departaments implicats de forma simultània

DOCUGestiona posa al teu abast una eina de gestió documental integral, que et permet incrementar la productivitat i comunicació interna però també amb col·laboradors, proveïdors i clients. Una solució que implica l’eliminació total del paper i una gestió àgil i automatitzada.

Consulta els preus de les nostres solucions i packs en oferta, o calcula l’estalvi econòmic que aconseguiràs passant de la gestió en paper al digital.